リモートワークでは「Slackやメールの通知が多すぎて、本当にやるべき仕事が見えにくい」という課題がよく聞かれます。特に複数プロジェクトを担当している人ほど、情報が点在して混乱しがちです。
タスク管理をシンプルに保つコツは、「1日の最優先タスクを明確にする」ことと、「ツールを1つに集約する」ことです。
リモートワークで生じる「タスクの迷子問題」
リモートワークは、多くの企業やチームにとって当たり前の働き方になりつつあります。
通勤時間が削減され、生産性が高まるという声がある一方で、「情報が散らばって何を優先すべきかわからない」という新しい課題も浮き彫りになっています。
特に、SlackやTeamsなどのチャットツール、Googleカレンダーやメールなど複数のアプリを並行して使っていると、通知の洪水に埋もれてしまい、本当に大切な仕事が見えなくなることが少なくありません。
シンプルに保つための3つのポイント
そこで重要なのは、タスク管理をできるだけシンプルに保つことです。ポイントは大きく3つあります。
1. 最優先タスクを1日単位で決める
リモート環境では、オフィスのように上司や同僚の声かけがない分、自分で優先順位を管理する必要があります。1日の始まりに「今日だけは絶対に終わらせること」を明確にしておくことで、気づけば1日が終わっていた…という事態を防げます。
2. ツールを絞り込む
あれこれとアプリを切り替えるのは思っている以上に脳の負担になります。タスク管理、会議予定、通知がそれぞれバラバラだと、常に情報を探しに行く状態になり、集中が途切れます。可能な限り「タスクの一元管理」ができるサービスを選ぶことが大切です。
3. 情報を可視化する
特にチームで仕事をする場合、「誰が」「どこまで進めているか」が見えないと、不要な確認や重複作業が発生します。進行状況を全員が同じ画面で共有できれば、コミュニケーションの質も改善し、会議の時間も短縮できます。
Collabiaで解決できること
こうした課題に応えるために設計されたのがCollabiaです。Collabiaではタスクを「To Do」「次の仕事」「進行中」「完了済み」に分けて管理できます。カードには担当者や期限が明示されるため、誰がどのタスクを抱えているのかが一目でわかります。また「マイタスク」機能により、その日に注力すべきタスクだけを自動で抽出できるため、無駄な迷いが減り、集中して取り組む時間が増えるのです。
さらに通知や会議予定も同じダッシュボードで管理できるので、別のツールをいちいち確認する必要がありません。SlackやGoogleカレンダーと連携すれば、受け取った情報を即座に「次の行動」に落とし込めます。これは、通知疲れを軽減し、チーム全体のストレスを減らす効果もあります。
リモートワークを成功させる鍵
リモートワークの成功は「個々の集中」と「チーム全体の足並み」の両立にかかっています。そのためには、情報をシンプルに整理し、誰もが迷わず動ける環境を整えることが不可欠です。Collabiaのように「一元化」「可視化」「優先度の自動化」を支えるツールを活用すれば、リモートワークは単なる「働き方の選択肢」ではなく、真に生産性を高める手段へと進化していくでしょう。
